من الصعب علينا تخيل جهة حكومية أو شركة كبيرة بدون برنامج ﺇداري لأن ذلك سيكون كارثي . لذا سنتخيل سويّا شركة صغيرة لا تملك أو تستخدم أيّ برنامج ﺇداري.

المبيعات :
يجب عليك متابعة جميع مكالمات ومقابلات فريق المبيعات مع العملاء بشكل يومي حتي تعلم من يعمل ومن لا يعمل ومن يملك مهارة الاقناع والبيع ومن لا يملك . كما يلزم مراجعة مبيعات كل موظف مبيعات مع المحاسب لاعطاء كل موظف حقّه من الحوافز .
المشكلة الاولي ان متابعة كل تليفون ومقابلة بدون برنامج امر صعب جدّا ويحتاج الي موظفين للمتابعة فقط , كما ان يمكن ان يكون هناك اخطاء في الحسابات , فمثلا يمكن ان يتقاضي موظف حافزا لا يستحقّه حيث ان جزء من العملاء لم يكمل عملية الشراء او قام بارجاع المنتج .
المشكلة الثانية هي أن كل موظف مبيعات يتعامل مع مئات من العملاء المحتملين وفي أغلب الأحيان ينسي المتابعة معهم في المواعيد المحددة وتضيع فرصة البيع لعدم وجود نظام .
المشكلة الثانية اذا غاب او استقال احد موظفين المبيعات فان نقل المسئولية ومتابعات العملاء المتوقعين المجدولة يكون صعب جدا , وعادة ما يحدث خسائر .
المشكلة الرابعة هي أن موظفين المبيعات أحياناً يتلاعبون بالأسعار أو الفواتير ليسرقوا من الشركة .

المشتريات :
المشكلة الاولي هي أن التنسيق بين قسم المشتريات والأقسام الأخري مثل المبيعات والمخازن والمالية والقسم الفنّي عادة ما يكلف الشركة مئات من الساعات المهدرة المدفوعة , وذلك لعدم وجود برنامج ﺇداري .
المشكلة الثانية ان مراجعة عمليات الشراء وعروض الاسعار ومنع التلاعب يكون اصعب .

المخازن :
في حال عدم وجود برنامج اداري فلن تستطيع الرد علي هذه الاسئلة :
كم تملك الان من هذا الصنف ؟
كم تملك من هذه الفئة من الاصناف ؟
هل وصل احد الاصناف لحد الطلب ؟
هل اقترب احد الاصناف علي انتهاء تاريخ صلاحيته ؟ واين هو ؟
اذا كان هذا الصنف غير متوفر في الفرع , فهل هو متوفر في احد الفروع الاخري ؟
هناك قطعة ناقصة , من الشخص المسئول عن هذا ؟
لماذا وعدت العميل أننا سنشحن له هذا الصنف ؟ نحن لا نملك ولا قطعة منه في مخازننا .
وغيرها من الاسئلة التي لن تستطيع الاجابة عليها الا بعد ساعات من العمل في ما لا يأخذ عادة الا ضغطة زر .

الموارد البشرية والرواتب :
اليك ايضا قائمة ببعض الاسئلة التي لن تستطيع الاجابة عليها :
اذكر قائمة باﻹجازات الطارئة للموظفين والسبب وراء كل ﺇجازة ؟
كم اجمالي سلف الموظفين في الشركة ؟
كم المبلغ المجنّب مكافئات نهاية الخدمة ؟
لماذا نسينا تجديد اقامة موظف ودفعنا غرامة تأخير ؟
موظف يدعي انه لم يحصل علي مميزاته التي حصل عليها مسبقا , هل حصل عليها ام لا ؟
رتّب موظفي شركتك من حيث الالتزام والنجاح الوظيفي خلال اخر ٤ سنوات .
بالاضافة الي ساعات العمل التي تضيع في حساب الراتب المستحق لكل موظف بناء علي حضورة وانصرافة والساعات الاضافية والالتزام والتجاوزات . وساعات العمل التي تضيع في شرح لكل موظف لماذا خصم من راتبه . والمناقشات واحتماليات الخطا .

الحسابات :
شهدنا في السوق العربي الكثير من الشركات التي لا يعلم أصحابها موقفهم المالي , أو التي يعطي أصحابها موقفهم المالي مرّة واحدة في نهاية كل سنة مالية بعد دفع مبالغ باهظة للمحاسبين الذين يعملون ليل نهار لتجهيز عدد قليل من التقارير التي كان من المفترض أن تكون متوفّره طوال السنة بضغطة زر .
شهدنا مصنع غير قادر علي حساب التكاليف يبيع اثنين من منتجاته بالخسارة لأكثر من ١٠ سنوات حتي استخدم برنامج ﺇداري , شهدنا أصحاب شركات لا يقوموا بفصل أموالهم ومصاريفهم الشخصية عن الشركة , والكثير من الأمثلة المؤسفة .
ﺇذا كانت الشركة تطمح للنجاح والنمو فلماذا تبني بينها وبين النمو العراقيل والحواجز .

اقرأ لماذا برمجيات cloudSoftware هي الاختيار الافضل لك

للتواصل مع فريق آفاق الشرق لتقنية المعلومات اضغط هنا .